電話や訪問よりもコストがかからず、多くのお客様に接触できるメールは、重要な営業ツールのひとつです。
しかし、お客様にメールを送っても読まれない、返信がない、アポにつながらない、なんて書いたらいいか わからない、こんなお悩みをよく耳にします。
そんなお悩みを解決すべく、本記事では「商談につながるセールスメール」のポイントをお伝えします。
◆目次
セールスメールとは
①”WHY”を明確にする〜セールスメールを書く前の準備〜
②”WHO”を大事に〜お客様にメールを開封してもらうには?〜
③”HOW”にこだわる〜お客様に伝わる“簡単な”メールの書き方〜
まとめ
COLUMNs 〜セールスメール一斉配信で使えるテクニック〜
セールスメールとは
セールスメールとは、提案のためのアポ獲得などを目的とした営業個人からお客様一人一人に宛てて書 いたテキスト形式のメールです。メルマガと比較するとセールスメールは、受け取ったお客様にとっては返信しやすく、商談につながりやすいという特徴があります。
しかし、セールスメールを送っても商談につながるのはごくごく一部。どのように書けば、効果的に商談につながるのでしょうか?本記事では効果を上げるための3つのポイントをお伝えします!
①“WHY”を明確にする 〜セールスメールを書く前の準備〜
メールを送る目的を明確にしよう!
お客様にメールの目的が伝わり、返信や問い合わせなどの行動をおこしてもらえるようにするためには、まず自分自身が「何のためにメールを送るのか？」という目的を理解している必要があります。
「提案のためのアポを取りたい」「自社が出展する展示会に来てほしい」「デモ機の貸し出しをしたい」など、メールを送る目的を明確にしましょう。そして、目的は1つに絞りましょう。目的を1つに絞ると、読み手側も理解しやすく行動に移しやすくなります。
お客様にとってのメリットを考えよう！
忙しいお客様に提案の面談時間を作ってもらうには、メールのなかでお客様にとってのメリットを伝え、面談時間を作る価値を感じてもらう必要があります。
今回の提案のどんな点がお客様に役に立つのか、お客様にとってのメリットは何なのかを考えましょう。企業のメリットとしては「売上が上がる」「コストが削減できる」この2つは共通でしょう。また、提案相手のお客様個人にとっては、「効率が上がる」「業務が楽になる」「スキル向上」 「短納期」「割引価格」 「精度向上」「導入リスクが少ない」といったようなこともメリットになるかもしれません。こういったお客様にとってのメリットをリストアップしてみましょう。
②“WHO”を大事に〜お客様にメールを開封してもらうには？〜
お客様にメールを読んでもらうには、まずは開封してもらわなければなりません。お客様はメール受信BOXに表示される「差出人（送信者）」と「メール件名」このふたつの情報で開封するかしないかを判断しています。 これらの項目について「メールの中を見てみよう」と思ってもらえるためのポイントをご紹介します。
開いても大丈夫と思われる差出人
すでに取引があり、信頼関係が築けているお客様には、どのような差出人の表記でもメールを見てもらえるでしょう。しかし、過去に一度だけ名刺交換しただけのお客様や一度も取引をしていないお客様にもセールスメールを送ることがあります。そのような関係の浅いお客様に「このメールはウイルスメールではなさそう」「開封しても大丈夫」と瞬時に判断してもらえるような差出人の設定をする必要があります。
おすすめの差出人設定は、「個人名」+「会社名」です。差出人に会社名を書くことによって、「どこ」の「誰」かが一目でわかり、ウイルスメールと間違われることを避けることができます。また、会社名を伝えることであなたのことを思い出してもらえたり、会社名から用件を想像してもらえるというメリットもあります。
メールソフトによっては、差出人の初期設定がメールアドレスとなっている場合があります。メールソフトの「アカウント設定」や「差出人設定」などの項目で、差出人を変更することが可能ですので、一 度差出人の設定を見直してみましょう。
開きたくなるようなメール件名
差出人で「メールを開いても大丈夫」と思ってもらえたら、「中を読んでみたい!」とお客様の興味を惹くメール件名が必要です。開封率を上げるメール件名についてのポイントをまとめた記事をご紹介します。こちらの記事を参考に、開きたくなるようなメール件名を考えてみましょう。
メール件名をハックする!〜開封率アップのためのポイント〜
③“HOW”にこだわる〜お客様に伝わる“簡単な”メールの書き方〜
お客様に開封してもらえたら、いよいよ、メール本文で商談につなげるための提案をおこないます。
「文章を書くのが苦手」「書くのに時間がかかる」「書いたものの伝わらない・・・」そんなことを思う方も多いのではないでしょうか。そこでオススメなのが「PREPの法則」という文章構成フレームワークです。「PREPの法則」を使うと、簡単に説得力のある文章を書くことができます。
PREPの法則
PREPの法則とは、以下の順番で話を展開する文章構成のフレームワークです。
1. 結論(Proposal)
2. 理由(Reason)
3. 事例(Example)
4. 2回目の提案(Proposal)
結論を最初に伝えることでお客様がこのメールの意図を理解してくれ、理由・事例を読み進めるうちに「なるほど」とその提案に興味を持ち、最後にふたたび結論を書くことで「確かに！」と納得しやすい文章構成になっています。
また、文章構成が決まっていることで、文章が書くスピードが速くなるという嬉しい効果もあります。
事前の準備で明確にしたメールを送る目的やお客様のメリットを意識しながら、このPREPの法則を使ってメール本文を書いてみましょう。先頭から書き始める必要はなく、書きやすいところから書いても大丈夫です。
すべての項目が埋まったところで、お客様に目的が伝わるか？メリットが伝るか？という観点で全体を読み返してみましょう。
<< PREPの法則を使ったメール文章例 >>
まとめ
以上、商談につながるセールスメールのポイントをご紹介しました。
まずは、「目的の明確化」「差出人と件名」「PREPの法則」というポイントを押さえるだけで十分です。メール作成のハードルがぐっと下がったのではないでしょうか？
コロナ禍においては、訪問して営業することが難しくなり、電話も在宅勤務によってつながりづらいという状況にあり、セールスメールの重要性がますます高まっています。セールスメールでお客様にとって有益な情報や提案を送ることによって、お客様の記憶に残り、購入候補に挙がる存在になっていきましょう！
参考文献:『会わずに売れるメール営業』平野友朗
COLUMNs 〜セールスメール一斉配信で使えるテクニック〜
アペルザクラウドから複数のお客様にセールスメールを一斉に送る場合でも、営業個人からお客様一人一人へ送っているように見せかけることができます。そのための機能である①差出人の設定、②宛名の 挿入、③署名の挿入 についてご紹介します。
① 差出人の設定
営業個人のメールアドレスと名前をアペルザクラウドに登録し、メール作成時に「メール送信者 （From）」にそのメールアドレスを設定すると、営業個人の名前が差出人となってお客様にメールを届 けることができます。
設定手順はこちら:メール送信者(From)を追加する手順
② 宛名の自動挿入
メール本文の冒頭に記載する宛名に変数を使うと、お客様のメールアドレスに紐づく顧客情報を自動挿入することができます。以下のように変数を使うと、一斉配信でもお客様ごとに宛名を表示することが可能になります。
3. 署名の自動挿入
1to1機能を使ったセールスメールの一斉配信の場合でも、メール本文の末尾に営業個人の署名を自動挿入することができます。
設定手順はこちら:顧客情報の自由項目の活用