取引先からのFAXなのに、取引先名が「自社名（AI推定）」と表記されているのはなぜか

取引先からのFAXなのに「自社名（AI推定）」と表示されるのは、自社のフォーマットの帳票（仕入先への見積依頼書・注文書、販売先への見積書等）への返信FAXされた際で、特定の受信条件の時におきます。

特定受信条件は以下の3つです。

1. 複合機転送メールから送信元FAX番号が取得できていなくて、PDFの帳票書面からFAX番号を取得できて、取引先マスタに該当FAX番号が登録されていて、取引先名を取得できたケース
2. 複合機転送メールから送信元FAX番号が取得できていなくて、PDFの帳票書面からFAX番号を取得できなかったが、PDFの帳票書面から取引先名を取得できたケース
3. 複合機転送メールから送信元FAX番号は取得できていて、取引先マスタに該当FAX番号が登録されておらず、PDFの帳票書面から取引先名を取得できたケース

自社フォーマットの帳票なので、自社が送信者として表記されています。なので、優先して自社のFAX番号や社名が取得されます。

そして、特定配信条件の「1」の場合はマスタに自社FAX番号が登録されていると、自社名が取得され、「自社名（AI推定）」と表示されます。「2」と「3」の場合は帳票から自社名が取引先名として取得され、「自社名（AI推定）」と表示されます。

解消方法

転送メールからFAX番号を取得できるようにする。そして該当番号を取引先マスタへ登録する。

どうしても転送メールからFAX番号を取得できない場合は、050番号へ直送していただくように運用変更を行ってください。

それも厳しい場合はご相談ください。